Eisenhower Matrix - Paggamit ng Tamang Panahon

Sa ating napakabilis na panahon, tila ang oras ay hindi lamang lumilipas, ngunit lumilipad sa bilis ng isang supersonic na sasakyang panghimpapawid. Sa ganitong ikot ng mga pangyayari at araw, na puno ng dami ng mga gawa at plano, kadalasan ay hindi natin napagtanto kahit kalahati ng kung ano ang binalak. At gusto kong maging nasa oras para sa lahat. Kung paano gamitin ang oras nang tama, gamit ang Eisenhower matrix, isasaalang-alang namin nang mas detalyado.

Oras lang ang mayroon tayo. Mabuti o masama ang ating pamumuhay nang direkta ay nakasalalay sa kung paano at sa kung ano ang ginugugol natin sa oras na inilaan sa atin. At ang mga nangangarap na makagawa ng marami sa kanilang paraan, bilang panuntunan, ay natututo kung paano epektibong pamahalaan ang kanilang oras. Ang pamamahala sa oras (time management) ay walang iba kundi ang pagpaplano. Ito ay nakakatulong upang ihinto ang pag-aalala tungkol sa mapait na pakiramdam na ang oras ay maikli, na ito ay labis na kulang at dahil dito ay walang oras upang gumawa ng anuman.

Noong unang panahon, seryosong naghanap ng solusyon sa problema ng epektibong pagpaplano ang sikat na Amerikanong militar at pinunong pampulitika na si Dwight David Eisenhower, na siya ring Pangulo ng Estados Unidos. At nagawa niyang makahanap ng solusyon sa problemang ito, nakaisip pa siya ng sarili niyang problema sistema ng pamamahala ng oras.

Nagkataon lamang na ang utak ng tao ay mas madali at mas mahusay na nakikita ang nakabalangkas na impormasyon, iyon ay, dinala sa isang tiyak na sistema, na pinaghiwa-hiwalay sa mga istante. Kasabay nito, mainam na mailarawan ang mga istante na ito, gawin itong visual, halimbawa, sa tulong ng ilang uri ng mga diagram o diagram.Ang prinsipyong ito ng pamamahagi ng mga kaso ang sumasailalim sa Eisenhower matrix, na isa sa mga nangungunang pamamaraan ng teorya ng epektibong pamamahala sa oras.

Ang visualization ng plano ng mga gawain at aksyon gamit ang matrix ay napaka-simple. Gumuhit ng isang parisukat sa papel, hatiin ito ng dalawang patayong linya sa apat na pantay na margin. Dapat kang makakuha ng isang window na may sala-sala sa anyo ng isang krus. Hahatiin ng mga patlang na ito ang iyong mga gawain sa 4 na grupo, na ang bawat isa ay depende sa mga palatandaan ng kahalagahan / hindi kahalagahan at pagkaapurahan / di-kamadalian. Ang mga patlang na nabuo mula sa intersection ng mga linya ay tinatawag na mga kuwadrante (isang matematikal na konsepto) at tinutukoy bilang mga sumusunod:

• Quadrant A (mahalaga at kagyat na gawain);
• B quadrant (mahalaga ngunit hindi kagyat na gawain);
• S quadrant (hindi mahalaga ngunit kagyat na gawain);
• Quadrant D (hindi mahalaga at hindi agarang gawain).

Ang Eisenhower Matrix ay may parehong mga pakinabang at disadvantages. Ilarawan natin ang dalawa, at magsimula sa mga benepisyo.

• Sa kabila ng pangalan nito na "matrix", na nagpapahiwatig ng isang bagay na kumplikado, ang sistema ay talagang napakadaling maunawaan at mailapat nang walang anumang kahirapan.
• Ang mga kaso, layunin at layunin ay nahahati lamang sa 4 na kategorya, nakakatulong ito upang mas mahusay na mag-navigate sa mga ito.
• Ang pamamahagi ng mga gawain ayon sa pamantayan ng pagkaapurahan at kahalagahan ay nagbibigay-daan sa iyo na itulak ang mga bagay na hindi kagyat at hindi mahalaga sa background, sa gayon ay binibigyang unahan ang mga mahalaga at apurahan. Ito ay kung paano nangyayari ang pagsusuri at pagsasala ng mga kaso. Ang mga hindi na kailangang gumastos ng oras sa lahat ay inalis.
• Ang pangunahing bentahe ay ang matrix ay ginagawang posible na gawin ang mga paggasta ng oras bilang mahusay hangga't maaari, na, sa turn, ay ginagawang posible upang makumpleto ang lahat sa oras.

Mayroon ding mga kakulangan sa sistemang ito.

• Ang matrix ay hindi epektibo sa pangmatagalang pagpaplano. Ito ay angkop para sa paggawa ng mga kasalukuyang gawain o sa mga kinakalkula para sa malapit na hinaharap.
• Kapag walang pang-araw-araw na layunin, hindi na kailangang mag-apply ng ganitong sistema.
• Upang epektibong magamit ang matrix, kailangan mong mabilis at tumpak na ipamahagi ang mga layunin sa mga grupo. Upang gawin ito, kinakailangan upang maunawaan kung alin sa kanila ang maaaring italaga ng "mahalaga" na antas, at kung aling mga layunin ang hindi masyadong mahalaga, na dapat makumpleto nang madalian, at kung alin ang opsyonal. Ang ganitong pagsasanay ay nangangailangan ng oras, iyon ay, ang matrix ay hindi nagsisimulang "magtrabaho" para sa iyo kaagad, ngunit ito ay isang minus.
• At, bilang resulta ng nakaraang talata, maaaring may mga error sa katumpakan ng pagtatalaga ng mga kaso sa isang tiyak na katayuan.

Isaalang-alang natin ang bawat kuwadrante ng matrix nang mas detalyado.

Kung ikaw ay isang dalubhasa sa pagpaplano, kung gayon ang A quadrant ay walang laman. Kung mayroong mga kaso dito, ito ay nagpapahiwatig ng iyong mahinang organisasyon. Inaamin mo ang edukasyon sa mga gawain ng mga mabibilis na trabaho at pagbara. Ang dahilan para sa larawang ito ay, bilang isang panuntunan, katamaran.

O baka mali ang pag-prioritize mo. Siyempre, kung minsan ang mga ganitong sitwasyon ay pinahihintulutan, ngunit kapag ito ay sinusunod nang sistematikong, kung gayon kinakailangan lamang na magtrabaho sa personal na disiplina sa sarili. Upang maiwasan ang "pag-aayos" ng fad sa A quadrant, kinakailangan upang makayanan ang napapanahong mga gawain sa mga natitirang larangan.

Ngunit maaari pa ring gumawa ng maliit na listahan ng gagawin sa A quadrant. Ito ay maaaring:

• mga isyu sa kalusugan;
• mga gawa, ang kabiguan na maaaring makapukaw ng paglitaw ng mga problema, lumala ang kalidad ng buhay, nagbabanta sa kagalingan sa pamilya at trabaho;
• mga kaso, ang kabiguan na kung saan ay makabuluhang kumplikado ang landas sa pagkamit ng mga pangunahing layunin o humantong sa kanilang kabiguan;
• paglabas mula sa iba't ibang sitwasyong pang-emergency at krisis.

Kung, gayunpaman, mayroon kang maraming mga puntos sa kuwadrante na ito, pagkatapos ay itapon ang lahat ng iyong mga pagsisikap upang maalis ang mga ito. At huwag kalimutan na ang katuparan ng ilang mga item mula sa listahan ng mga mahalaga at apurahan ay maaaring ma-readdressed, italaga sa isa sa mga pinagkakatiwalaang tao, hindi kinakailangan na balikatin ang buong pasanin ng lahat ng mga bagay sa iyong sarili lamang.Ang diskarte na ito ay makakatulong sa iyo na makayanan ang kapunuan ng A quadrant nang mas mabilis.

Ang mga obserbasyon ay nagpapakita na ang mga taong nagbibigay ng kagustuhan sa paglutas ng mga problema mula sa B quadrant ay nagiging pinakamatagumpay, umakyat sa hagdan ng karera nang mas mabilis, ang pinaka-maunlad sa pananalapi, hindi nagkukulang ng oras, at namumuhay ng maayos, kasiya-siyang buhay. Ang mga di-kagyat na gawain ay nabibilang sa kategorya ng mga pinaka-promising at priyoridad, at kung binibigyang pansin ng isang tao ang kanyang pangunahing pansin sa kanila, kung gayon ang lahat ay tama para sa kanya.

Dapat tandaan na ang kakulangan ng madaliang pagkilos sa pangkat B kung minsan ay humahantong sa pagkaantala sa pagpapatupad ng mga nakabalangkas na punto, at lumilipat sila sa pangkat A, kung saan mangangailangan na sila ng mabilis na pagtugon. Kung malulutas mo ang mahalaga, ngunit hindi masyadong kagyat na mga gawain nang unti-unti at regular, kung gayon ang prosesong ito ay magiging kalmado at mahusay. Kailangan mong lapitan ang ganitong uri ng negosyo nang may pananagutan, at ang kakulangan ng pagkaapurahan ay ginagawang posible upang ganap na makontrol ang pag-usad ng kaso, dalhin ang lahat ng mga detalye sa perpekto, malinaw na pag-isipan ang lahat ng mga hakbang, at sa gayon ay makakuha ng isang produktibong resulta.

Pangunahing itinuturo sa atin ng Eisenhower Matrix na mag-prioritize nang tama. Nangangahulugan ito na ang pinakamahalagang bagay sa pagpaplano ay ang kakayahang makilala ang mga mahahalagang bagay na humahantong sa iyo sa malalaking layunin mula sa mga pangalawang. Ang mga gawain na kailangang isama sa pangkat C ay hindi mahalaga, sa esensya, sila ay nakakagambala mula sa mga pangunahing layunin ng kaso, hindi sila nakakatulong sa pag-unlad, ngunit, sa kabaligtaran, nagpapabagal lamang sa proseso ng pag-unlad. Kadalasan ay nakakasagabal sila sa pagtutuon ng pansin sa pagkamit ng mahahalagang layunin at sa gayon ay binabawasan ang pagiging epektibo ng nakalipas na panahunan.

Huwag lituhin ang mga apurahang bagay mula sa field C, na hindi mahalaga, sa mga apurahang usapin mula sa field A, na lubhang mahalaga. Ito, bilang panuntunan, ay humahantong sa katotohanan na ang talagang mahalaga ay nananatili sa background. Ang isang malinaw na halimbawa ng gayong sitwasyon ay maaaring mga pagpupulong na ipinataw ng isang tao mula sa labas, na hindi kinakailangan para sa iyo, o walang laman na mahabang pag-uusap, pagpunta sa mga party at pagdiriwang, mga imbitasyon na nagmumula sa mga taong hindi interesado sa iyo, ang ilan mga gawaing bahay, pagkasira ng mga gamit sa bahay at iba pa. Oo, dapat itong gawin nang madalian, ngunit ang solusyon sa mga gawaing ito ay hindi isang mahalagang pangangailangan, at ang kanilang kabiguan ay hindi nangangailangan ng problema.

Ang mga klase mula sa grupong ito ay hindi nagbibigay ng anuman, sa kabaligtaran, maaari silang gumawa ng pinsala. Dapat silang subukang ipagpaliban hanggang mamaya, at mas mahusay na huwag pansinin ang mga ito nang buo. Ngunit kailangan mong malaman ang kaaway sa pamamagitan ng paningin - dapat kang gumawa ng isang listahan ng mga naturang "peste" sa field D, dahil ito ang mismong mga aktibidad na "kumakain" sa ating panahon. Ito ang mga kasong ito na lubhang nakatutukso at kaakit-akit sa maraming tao para sa kanilang pagiging simple at nangangako na magbigay ng pagpapahinga at kasiyahan, na gumugol ng oras sa matamis na kaligayahan.

Ang ganitong mga katangian ng "mga kaso" na ito ay lumikha ng isang malaking tukso upang harapin ang mga ito sa unang lugar, at hayaan, tulad ng sinasabi nila, ang buong mundo ay maghintay. Maaaring napakahirap na makawala sa whirlpool ng mga pseudo-cases, dahil talagang nakakaladkad ang mga ito sa isang tao. Ngunit ang mga pagtatangka na sirain ang ugali ng pakikisali sa kanila ay hindi maaaring iwanan.

Kasama sa mga aktibidad na ito ang:

• pag-uusap tungkol sa wala, walang laman, walang kabuluhang pag-uusap (kapwa sa telepono at sa personal);
• kapareho ng mga pag-uusap mula sa nakaraang talata, mga sulat sa mga instant messenger, mga social network, lahat ng uri ng mga chat;
• panonood ng mga pelikula, serye, mga programa sa TV na walang semantic load, nakakagambala sa mga seryosong problema at mga gawain na nagdudulot ng iba't ibang negatibong emosyon;
• computer at iba pang (hindi pang-edukasyon) laro.

Ang pahinga para sa katawan at kaluluwa ay walang alinlangan na kailangan, ngunit mayroong maraming iba pang mga kapaki-pakinabang na paraan upang maisagawa ito:

• pagbabasa ng kalidad ng panitikan;
• pagbisita sa mga eksibisyon, teatro at museo;
• mga laro na nagpapaunlad ng katalinuhan;
• mga klase sa pool, gym, mga paglalakbay sa skating rink, mga paglalakbay sa labas ng bayan patungo sa kalikasan, paglalakbay, atbp.

Kung hindi mo ganap na maalis ang mga nakakapinsalang aktibidad mula sa pangkat D mula sa iyong buhay, pagkatapos ay kailangan mong subukang maantala ang mga ito, bigyang pansin lamang ang mga ito kapag ang mga bagay mula sa grupo A at B ay nakumpleto. Ngunit subukang bawasan ang dami ng oras ginugol sa mga "walang laman" na aktibidad hangga't maaari ...

Malaki ang posibilidad na maiugnay ang kaso sa isang hindi naaangkop na grupo. Ito ang pangunahing problema sa pagbuo ng hierarchy ng ating mga priyoridad. Upang mas madaling makayanan ito, kailangan mong matutunan kung paano sagutin ang dalawang tanong gamit ang dalawang salita - "oo" o "hindi". Halimbawa: "Ang pagkumpleto ba sa kasong ito ay makakatulong sa akin na mas mapalapit sa aking pangunahing layunin?" Ang sagot na "oo" ay nangangahulugang kahalagahan ng kaso, ang sagot na "hindi" ay nangangahulugang hindi mahalaga.

"Kung hindi ko malulutas ang problemang ito ngayon, mawawala ba ang kaugnayan nito bukas?" Ang sagot na "oo" ay nangangahulugang ang pagkaapurahan ng bagay, ang sagot na "hindi" ay hindi ang pangangailangan ng madaliang pagkilos. Matapos matukoy ang kategorya para sa bawat aralin sa ganitong paraan, una sa lahat, gawin ang mga bagay mula sa pangkat A, at pagkatapos ay mula sa pangkat B.

Ang pinakamahusay na oras upang lumikha ng isang matrix ay upang magsimula ng isang bagong araw. Pag-isipang mabuti kung anong mga gawain ang nasa unahan mo sa malapit na hinaharap at isulat ang mga ito sa anyo ng isang regular na listahan. Pagkatapos ay subukan ang bawat isa gamit ang mga tanong sa itaas at ilagay ang mga ito sa mga kahon ayon sa mga sagot. Huwag kalimutang banggitin ang pinakamaliit at pinakamaliit na bagay na nag-aaksaya lamang ng ating oras.

Ang kabuuang bilang ng mga gawain ay tinutukoy ng iyong sarili. Ang pagkakaroon ng paghahati ng mga kaso sa naaangkop na mga kategorya, maaari kang sumulat sa isang kuwaderno o lumikha sa organizer ng telepono ng isang karaniwang maginhawang listahan sa pababang pagkakasunud-sunod ng pagkaapurahan at kahalagahan, upang ang una sa listahan ay mga kaso mula sa pangkat A, pangalawa mula sa B, pangatlo mula sa C, at mula sa D hindi mo na kailangang isulat ito sa lahat. Tandaan na ang mga gawain mula sa Groups A at C ay dapat na italaga sa pamilya, kaibigan, kasamahan, o subordinates. Ngunit pangkat B - ito ang mga bagay na mahalagang gawin sa iyong sarili.

Maaaring gamitin ng sinumang nangangailangan nito ang Eisenhower Matrix. Ito ay mabuti dahil ito ay magiging pantay na kapaki-pakinabang sa lahat, anuman ang edad at katayuan sa lipunan: ang mga pinuno ng mga organisasyon at negosyo, at mga ordinaryong manggagawa at empleyado, at mga maybahay, at mga mag-aaral, at mga bata na nag-aaral sa mga paaralan.

Tingnan natin ang isang halimbawa ng maaaring hitsura ng mga pang-araw-araw na talaan ng Eisenhower.

Isang grupo ng mga apurahan at mahahalagang bagay:

• imaneho ang kotse sa istasyon ng serbisyo para sa pag-aayos, dahil kailangan ko ito para sa trabaho;
• magsumite ng isang quarterly na ulat;
• harapin ang problema sa isang bank card.

Isang grupo ng hindi apurahan, ngunit mahahalagang bagay:

• bumuo ng bagong tema at balangkasin ang mga pangunahing direksyon ng bagong proyekto;
• tumigil sa paninigarilyo;
• Matuto ng Ingles;
• bumili ng membership sa gym.

Isang grupo ng mga apurahan, ngunit hindi mahahalagang bagay:

• pumunta sa anibersaryo ng San Sanych mula sa legal na departamento;
• batiin ang lahat sa mga social network sa unang araw ng tagsibol.

Isang pangkat ng mga hindi-kagyatan at hindi mahalagang mga kaso:

• linisin ang aparador;
• i-disassemble ang mga bagay sa mezzanine;
• panoorin ang serye;
• makipaglaro sa loro.

Ang Eisenhower Matrix ay maihahambing sa isang sistema ng paglilinis, isang filter na nagbibigay-daan sa iyo upang mapupuksa ang mga hindi kinakailangang bagay. Sa una, maaaring kailanganin mong isulat ito araw-araw, ngunit sa akumulasyon ng karanasan, magsisimula kang makaramdam sa antas ng intuwisyon kung aling negosyo ang nabibilang sa anong kategorya. At sa sandaling ang gayong sistema ng pamamahala ng oras ay pinagkadalubhasaan, at natutunan mong gamitin ito nang mabisa, pati na rin ang wastong pamamahagi ng mga kaso sa mga kuwadrante, agad mong madarama ang isang surge ng kalayaan.Magsisimula kang magkaroon ng oras upang gawin ang lahat sa oras at sa parehong oras na hindi nagmamadali, ang iyong buhay ay ibabalik sa normal, ang mga layunin na tila hindi maabot ay biglang magsisimulang makamit. At ikaw ay garantisadong pagkakaroon ng mahusay na kondisyon at mataas na espiritu, enerhiya at kasiglahan.

Disiplina ang pundasyon ng tagumpay. Tiyak na binigyan mo ng pansin ang gayong mga tao na walang gayong mga katangian, sila ay nasa isang walang katapusang ipoipo ng walang katapusang "mga gawain", sa lahat ng oras na gumagawa ng isang bagay na walang laman, walang kahulugan, ngunit, ayon sa kanilang mga pahayag, ay imposibleng mahalaga. At ang paningin ng mga taong ito ay patuloy na pagod, pagod, nawala, hindi nasisiyahan. Lagi silang inis, makulit at hindi mapakali.

Kung hindi mo nais na maging ganoon at hindi nais na pukawin lamang ang pakikiramay at awa sa mga tao, dapat kang kumilos sa prinsipyo ng kabaligtaran. Kung nangyari ang lahat para sa kanila, at gusto mo ng kabaligtaran na mga resulta, kailangan mong kumilos sa magkasalungat na paraan. Namely: upang ilagay ang disiplina sa pagkakasunud-sunod, master ang mga diskarte ng self-organization, sumunod sa malinaw na mga plano, iskedyul at rehimen, malinaw na maunawaan kung kailan at kung ano ang gagawin, at pinaka-mahalaga, para saan ang lahat ng ito, kung ano ang layunin. At ang Eisenhower matrix ay magiging isang mahusay na katulong para sa iyo sa mga bagay na ito.

Pagkatapos ng lahat, ito ay hindi para sa wala na ang tagapagtatag nito, na kung saan ang pangalan ay dinadala niya, ay nagawang bumuo ng tulad ng isang nakahihilo na karera at naging isa sa mga pinakasikat at minamahal na presidente ng mga Amerikano, pati na rin ang isang napaka-matagumpay na pinuno ng militar. At lahat ng ito sa kabila ng katotohanan na ang dakilang taong ito ay ipinanganak sa isang mahirap na pamilya. Maaari kang ligtas na kumuha ng halimbawa mula sa gayong mga tao at gamitin ang mga tool na kanilang naimbento.