Sino ang isang assistant secretary at ano ang kanyang ginagawa?

Ang posisyon ng kalihim ay matagal nang pinakaaasam ng maraming kababaihan. Noong nakaraan, bilang isang patakaran, halos walang kinakailangan mula sa naturang empleyado, maliban sa isang kaakit-akit na hitsura. Gayunpaman, ngayon ang lahat ay nagbago, kung minsan ang naturang empleyado ay isang mahalagang bahagi ng koponan at dapat na handa na magsagawa ng maraming mga pag-andar. Dahil dito, madalas siyang abala sa trabaho. Basahin ang tungkol sa kung ano ang mga responsibilidad na ito, kung anong mga kinakailangan ang dapat matugunan upang makatanggap ng alok sa trabaho, basahin sa artikulong ito.

Ang propesyon ng kalihim ay bumalik sa panahon ng Sinaunang Roma. Ang "mga sekretarya" ay mga pinagkakatiwalaan ng mga emperador - mga lalaking may malaking impluwensya sa pulitika. Natanggap ng propesyon na ito ang bagong simula nito noong Unang Digmaang Pandaigdig, ngunit nangangahulugan na ito ng ganap na magkakaibang mga tungkulin. Hanggang ngayon, mga dayandang lamang ng orihinal na kahulugan ng "secretary" ang nananatili sa anyo ng mga posisyon tulad ng secretary general at secretary of state.

Sa panahong ito, ang propesyon ng isang secretary-assistant ay nangangailangan ng pagganap ng trabaho na may kaugnayan sa mga dokumento, ang organisasyon ng trabaho sa opisina, ang pamamahala ng mga kagamitan sa opisina at iba pang mga function. Ang mga kasanayan sa komunikasyon at pagiging maasikaso ay itinuturing na mahahalagang kasanayan para sa isang assistant secretary. Ang prefix na "referent" ay nangangahulugan na ang empleyado ay makikipag-usap sa boss tungkol sa iba't ibang usapin sa trabaho. Kitang-kita na mataas ang kompetisyon sa mga nagnanais na kumuha ng posisyong ito, lalo na sa malalaking kumpanya o kumpanya. Ang mga detalye ng mga kasanayan na dapat taglayin ng isang sekretarya ay maaaring depende kung minsan sa larangan ng aktibidad ng kumpanya.Sa madaling salita, sa isang kumpanya sa marketing ng teknolohiya, kailangang malaman ng sekretarya ang mga intricacies ng negosasyon sa negosyo. Gayunpaman, hindi ito kinakailangan, para sa bawat kumpanya ang lahat ay indibidwal.

Nagtatalo ang malalaking kumpanya sa pagre-recruit na ang posisyong ito, kasama ang posisyon ng driver at iba pang katulad na trabaho, ay nagsasangkot ng maraming overtime. Ang mga taong nasa mga posisyong ito ay napipilitang mag-adjust sa iskedyul ng kanilang mga nakatataas at maging handa sa trabaho halos 24/7. Sa ngayon, ang mga "virtual secretaries" ay nagkakaroon ng katanyagan, na gumaganap ng karamihan sa mga tungkulin ng isang ordinaryong kalihim para sa mga kumpanyang walang pagkakataon na magrenta ng opisina o simpleng hindi ginagawa dahil sa pagtitipid sa gastos. Hiwalay, dapat pansinin ang kahalagahan ng hitsura ng kalihim. Ang sekretarya ay dapat magsuot ng istilo ng negosyo, iwasan ang maliwanag, marangya at hindi naaangkop na makeup at hairstyle.

Ang dokumentong ito ay naglalaman ng lahat ng mga responsibilidad na may kaugnayan sa mga aktibidad ng empleyado. Gayundin, ang paglalarawan ng trabaho ay naglalaman ng mga karapatan ng empleyado at isang paglalarawan ng mga kinakailangan para sa kanya. Ang dokumentong ito ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa kung sino ang kailangang palitan ang empleyado habang siya ay wala. Dapat ding tandaan ang katotohanan na, kung kinakailangan, ang paglalarawan ng trabaho ay maaaring baguhin at baguhin. Ito ay maaaring mangyari sa mga sumusunod na kaso.

• Pagbabago ng mga tungkulin ng secretary-assistant.
• Ang hitsura ng mga pagbabago sa dokumentasyon ng organisasyon.
• Ang paglitaw ng mga pagbabago sa istraktura ng organisasyon.

Nasa ibaba ang mga pangunahing responsibilidad ng assistant secretary.

• Kadalasan, ang taong nasa posisyong ito ay may pananagutan sa pagbibigay sa opisina ng mga gamit sa opisina. Dapat din siyang mag-order ng mga pamilihan kung kinakailangan. Ang direktang responsibilidad ng kalihim ay mag-order ng water cooler at subaybayan ang kapunuan nito.
• Ang secretary-assistant ay dapat tumanggap ng mga tawag para sa manager at gawin silang "screen out".
• Dapat din niyang ayusin ang pamamaraan para sa pagtanggap ng mga bisita.
• Ang taong nasa posisyong ito ay direktang nag-uulat sa CEO ng kumpanya. Kaya, karamihan sa mga tungkuling ginagampanan ay maiuugnay sa kanyang mga kahilingan at utos.
• Kasama rin sa listahan ng mga responsibilidad ang pagtanggap at pagpapadala ng mga natanggap at ipinadalang sulat, paghahanda ng anumang kinakailangang mga dokumento sa kahilingan ng pangkalahatang direktor, kontrol ng mga dokumento na kailangang lagdaan ng direktor.
• Inilipat din ng kalihim ang kinakailangang impormasyon mula sa direktor patungo sa mga empleyado at kabaliktaran, tatawag ng mga empleyado sa direktor kung kinakailangan.
• Ang empleyadong ito ay madalas ding nakikipag-ugnayan sa departamento ng administrasyon. Minsan ay maaari siyang makipag-ugnayan sa mga empleyado ng departamentong ito sa pagbibigay ng mga gamit at kagamitan sa opisina. Hindi tulad ng unang puntong inilarawan sa itaas, ang puntong ito ay hindi palaging binabanggit sa mga paglalarawan ng trabaho ng assistant secretary.
• Ang sekretarya ay dapat mag-book ng mga tiket sa eroplano at mag-book ng mga silid sa hotel kung sakaling ang direktor o iba pang empleyado ay pumunta sa isang business trip.
• Sa ilang organisasyon, kinakailangang ipaalam ng kalihim ang management at/o iba pang empleyado tungkol sa paparating na pagdiriwang, kaarawan ng empleyado at holiday. Minsan ito ay ginagawa ng isang HR specialist.
• Araw-araw dapat ihanda ng kalihim ang opisina ng direktor para sa simula ng bagong araw - buksan ang ilaw, kagamitan sa opisina (printer, computer, at iba pa), ihanda ang mga kinakailangang dokumento.

Dapat na responsable ang secretary-assistant para sa daloy ng dokumento at walang karapatang magbunyag ng kumpidensyal na impormasyon. Ang nasabing empleyado ay responsable para sa kaligtasan ng mga dokumento at ang kanilang napapanahong pagsusumite sa mga awtoridad. Ang kalihim ay may pananagutan sa hindi pagtupad sa mga tungkuling itinakda sa paglalarawan ng trabaho, ibig sabihin, para sa hindi pagtupad sa kanyang mga tungkulin sa trabaho, kabilang ang mga paglabag tulad ng pagiging huli. Ang isang empleyado ay maaaring magkaroon ng mga problema kung siya ay pabaya sa pagtatrabaho sa dokumentasyon.

Responsibilidad ang pagsisiwalat ng kumpidensyal na impormasyon na kabilang sa kategorya ng "mga lihim ng komersyal". Ang isang empleyado ay ipinagbabawal na makapinsala sa imbentaryo, lalo na, ang mga kasangkapan na ibinigay sa kanya o pag-aari ng kumpanya. Ang kalihim ay may pananagutan sa pagtrato sa mga empleyado nang walang taktika o walang pakundangan. Dahil halos araw-araw ay nakikipag-usap siya sa lahat ng iba pang empleyado, ang kalihim ay dapat na hindi magkasalungat at diplomatiko.

Una sa lahat, may karapatan ang secretary-assistant na humiling ng iba't ibang dokumento na kailangan niya para makapagtrabaho mula sa iba't ibang empleyado. Maaaring ipamahagi ng kalihim ang mga natanggap na tawag sa telepono depende sa kahalagahan ng mga ito sa kanyang pagpapasya. Ang parehong naaangkop sa pamamaraan para sa pagtanggap ng mga bisita sa reception. Maaari rin siyang humingi ng paliwanag sa mga empleyado kung nagkaroon ng paglabag sa disiplina. Ang secretary-assistant ay may access din sa mga dokumentong inuri bilang "confidential".

Ang CEO lamang ang maaaring magtanggal o kumuha ng ganoong empleyado, at hindi ang pinuno ng isang departamento o departamento, tulad ng sa ibang mga kaso. Ang parehong naaangkop sa pagpapataw ng mga pasaway. Ang kalihim ay maaaring gumawa ng mga mungkahi para sa pamamahala upang mapabuti ang pamamahala ng dokumento o mga kasanayan sa pamamahala. Maaari din nitong i-optimize ang ilang mga daloy ng trabaho. Tulad ng ibang empleyado, may karapatan siyang hilingin ang paglikha ng komportableng kondisyon sa pagtatrabaho at maaari pa ngang magsabi ng mga paliwanag mula sa mga empleyadong lumalabag sa disiplina sa paggawa.

Bilang isang tuntunin, ang gawain ng kalihim ay tinasa batay sa kanyang kasipagan at kahusayan. Kaya, ang iba pang mga kasanayan ay pangalawa. Ang empleyado ay dapat na makipag-usap sa mga tao, makipag-ayos, magkaroon ng maayos na pagsasalita. Kailangang malutas ang iba't ibang mga isyu sa organisasyon, gumamit ng mga programa sa opisina ng Microsoft - Excel, Power Point, Word at iba pa.

Walang mahigpit na mga kinakailangan para sa edukasyon, pati na rin para sa espesyalidad na natanggap. Gayunpaman, dapat mayroong edukasyon, kahit na may espesyal na sekondarya. Mas pinipili ang mga law graduate dahil karamihan sa kanilang trabaho ay may kinalaman sa record keeping. Ang karanasan sa trabaho ng hindi bababa sa 1 taon ay kanais-nais. Ang isang alternatibo sa karanasan sa trabaho ay maaaring kumuha ng mga kurso sa pagsasanay sa secretarial.

Sa mga dayuhang kumpanya, maaaring kailanganin ng isang empleyado sa hinaharap na malaman ang isang partikular na wikang banyaga. Ang kalihim ay dapat na maipahayag nang tama ang kanyang mga saloobin, magsulat at gumawa ng mga dokumento nang walang mga pagkakamali sa gramatika.

Malaki ang pangangailangan para sa propesyon na ito. Bilang isang patakaran, ang mga naturang aktibidad ay pinakaangkop sa mga batang propesyonal na kamakailan ay nagtapos sa mga institusyong pang-edukasyon. Ang aktibidad na ito ay isang magandang pagkakataon upang malaman ang istruktura ng trabaho ng kumpanya. Ito ay pinaniniwalaan na sa posisyon na ito maaari kang makakuha ng mahusay na mga kasanayan ng isang hinaharap na mahusay na tagapamahala. Dahil ang secretary-assistant ay gumaganap ng malawak na hanay ng mga tungkulin, siya ay isang mahalaga at kinakailangang empleyado kahit para sa pinakamaliit na kumpanya.