Kalihim ng propesyon

Sa opisina ng halos anumang modernong kumpanya, ang kalihim ay sumasakop sa isang espesyal na lugar. Isa itong espesyalista na tumutulong upang mapanatiling maayos at tumatakbo ang organisasyon. Sa katunayan, ito ay isang tagapamagitan sa pagitan ng manager, mga empleyado, mga kasosyo at mga customer. Bilang isang patakaran, ang pagkuha ng posisyon na ito ay hindi mahirap - isang mas mataas na edukasyon at malawak na karanasan sa trabaho ay hindi palaging kinakailangan. At maaari kang bumuo ng isang mahusay at kawili-wiling karera sa hinaharap kung gagawin mo ang iyong mga tungkulin nang mahusay at responsable.

Ang propesyon ng kalihim ay binanggit mula pa noong panahon ng Sinaunang Roma. Ayon sa mga historyador, ang mga naturang manggagawa ay tinanggap ng mga patrician at mga marangal o simpleng mayayamang mamamayan ng bansa. Ang mga kalalakihan mula sa mababang uri na may mahusay na edukasyon ay nagtatrabaho bilang mga kalihim. Sa oras na iyon, ang mga tungkulin ng naturang mga manggagawa ay kasama ang trabaho sa opisina, sulat at madalas na pananalapi at maging ang mga sikreto ng employer.

Sa Russia, lumitaw ang posisyon ng kalihim noong 1720 salamat kay Peter I. Ang mga mahigpit na kinakailangan ay ipinataw sa propesyon - edukasyon, mahusay na kaalaman sa mga batas, pag-unawa sa lahat ng mga subtleties at mga detalye. Ang posisyon ng personal na kalihim ay hinihiling mula noong 1840 - maraming mga tagapamahala ng iba't ibang mga negosyo ang madalas na nangangailangan ng isang personal na katulong.

Ang modernong propesyon ng isang sekretarya ay madalas na isang pagtanggap at gawaing pang-organisasyon sa opisina - tumutulong hindi lamang sa tagapamahala, kundi sa mga kasamahan at bisita.Ngayon, ang kalihim ay itinuturing na mukha ng kumpanya, at sa kanyang hitsura, hinuhusgahan ng mga bisita ang katatagan ng buong negosyo. Sa ngayon, ang propesyon na ito ay itinuturing na pangunahing babae dahil sa mga detalye nito. Sa panahon ng pag-unlad ng propesyon, maraming mga direksyon ng sekretaryat ang nabuo, depende sa espesyalisasyon.

• Kalihim ng opisina (manager ng opisina). Ang mga responsibilidad ay pamamahagi ng mga tawag sa telepono, pagpupulong sa mga bisita, pagtupad sa mga tagubilin mula sa pamamahala at pagtiyak ng matatag na paggana ng opisina (pag-order ng stationery, tubig, atbp.). Upang makakuha ng isang posisyon, ang isang empleyado ay hindi nangangailangan ng isang espesyal na edukasyon. Sa hagdan ng karera, ang posisyon na ito ay madalas na panimulang posisyon.

• Secretary-assistant. Ang posisyon ay katulad ng sa isang tagapamahala ng opisina, ngunit mas responsable at kumplikado. Dito, ang mga responsibilidad ay ang paghahanda ng mga solusyon sa disenyo, pag-edit ng mga dokumento, pag-draft ng mga teksto para sa mga talumpati ng pinuno sa iba't ibang mga kaganapan, pati na rin ang bahagyang kontrol sa gawain ng mga empleyado ng organisasyon. Ang pagkuha ng ganoong posisyon ay nangangailangan ng espesyal na edukasyon (mga kurso, training center).

• Personal na katulong sa manager. Ang posisyon na ito ay itinuturing na marangal. Ang gayong katulong ay kailangang bumuo ng mga relasyon sa pamamahala at lumikha ng isang kapaligiran ng pagtitiwala. Upang maisagawa ang mga tungkulin, kakailanganin mo ng kaalaman sa mga detalye ng propesyon, ang mga pangunahing kaalaman sa trabaho sa opisina, paglaban sa stress at tiwala sa sarili. Ang gawain ay karaniwang binubuo ng paglutas ng mga problema sa organisasyon at administratibo.

Bilang karagdagan sa mga propesyon na ito, mayroong ilang mga espesyalisasyon na may makitid na pagtitiyak.

• Clerk. Ang isang empleyado na nag-aayos ng dokumentasyon, gumuhit ng mga invoice, nagrerehistro ng mga papasok at papalabas na sulat, ay bumubuo ng isang archive.
• Kalihim-tagasalin. Bilang karagdagan sa mga pangunahing responsibilidad, kinakailangan ang mataas na antas ng kaalaman sa isang wikang banyaga. Ang empleyado ay nakikibahagi sa mga negosasyon sa mga dayuhang kasosyo.
• Kalihim ng hudisyal. Ang empleyado ay naglilingkod sa korte, sinusuri ang pagdalo ng mga tao sa mga pagpupulong, pinapanatili ang mga minuto ng pagdinig, gumuhit ng mga hudisyal na aksyon at nagsasagawa ng iba't ibang mga utos ng hukom.
• Kalihim ng Teknikal. Upang matupad ang mga tungkulin, kailangan mong malaman ang "bulag" na paraan ng pag-type, sagutin ang mga tawag sa telepono at makapagtrabaho sa mga kagamitan sa opisina.

Ang mga karagdagang katangian ng modernong propesyon ay:

• sulat sa negosyo;
• mataas na bilis ng pag-type ng "bulag" - nang hindi tumitingin sa keyboard at ginagamit ang lahat ng 10 daliri;
• ang kakayahang gumamit ng iba't ibang kagamitan sa opisina;
• ang kakayahang ayusin ang dokumentasyon (korrespondensya, archive).

Ang mga pakinabang ng propesyon ay kinabibilangan ng mga sumusunod:

• walang pisikal na aktibidad;
• mayroong isang pagkakataon upang makakuha ng mahalagang mga kasanayan sa komunikasyon at gumawa ng mga kapaki-pakinabang na koneksyon;
• hindi na kailangang magkaroon ng espesyalidad para makakuha ng trabaho;
• magtrabaho sa komportableng kondisyon;
• sa ilang mga kaso, maaari mong gamitin ang kagamitan sa opisina para sa mga personal na layunin (copier, scan);
• minsan pwedeng pagsabayin ang pag-aaral at trabaho.

Tulad ng sa anumang iba pang propesyon, ang posisyon ng kalihim ay may mga kakulangan nito:

• palaging nasa paningin ng pamamahala;
• araw-araw na walang kamali-mali na hitsura (lalo na mahalaga sa malalaking kumpanya);
• mga katulad na gawain at nakagawiang gawain (kadalasang tipikal para sa maliliit na organisasyon);
• ang trabaho ay kadalasang nakababahalang;
• katuparan ng mga personal na utos ng mga awtoridad na hindi nauugnay sa trabaho;
• bihira ang pagkakataon para sa pagsasakatuparan ng sarili;
• ang operating mode ay maaaring hindi regular.

Ang pananaw sa pag-unlad para sa kalihim ay madalas na kaduda-dudang. Ang ilang mga manager ay hindi nagmamadaling mawalan ng isang mahusay na empleyado at ilipat siya sa ibang posisyon.Ang iba ay maunawain at madalas na na-promote bilang responsable, masipag at propesyonal na mga manggagawa.

Ang isang dokumento na idinisenyo upang ayusin ang mga karapatan at obligasyon ng isang empleyado ay isang paglalarawan ng trabaho, ito ay pantay na mahalaga para sa kalihim at para sa pamamahala. Naglalaman ito ng mga karapatan at obligasyon ng parehong partido sa kasunduan sa pagtatrabaho, na ginagawang posible na gamitin ito bilang isang tool para sa epektibong koordinasyon ng mga proseso ng produksyon.

Walang iisang anyo ng pagtuturo, kaya maaari mo itong isulat gamit ang isang handa na template, o bumuo ng iyong sariling dokumento. Kapag nag-draft ng dokumento, mahalagang isaalang-alang na sa bawat sekretarya ng kumpanya ay gumaganap ng iba't ibang mga pag-andar, sa kabila ng parehong pangunahing gawain.

Ang paglalarawan ng trabaho ay dapat iguhit na isinasaalang-alang ang propesyonal na pamantayan at isama ang mga sumusunod na pangunahing seksyon.

• Pangkalahatang Probisyon.
• Mga pag-andar.
• Mga responsibilidad sa trabaho.
• Mga karapatan.
• Isang responsibilidad.

Bilang karagdagan sa mga pangunahing responsibilidad, pinapayagan na ipakilala ang mga karagdagang pag-andar sa paglalarawan ng trabaho, na isinasaalang-alang ang pagdadalubhasa. Kaya, ang mga tagubilin ng isang klerk, teknikal na sekretarya, militar o siyentipikong sekretarya ay maglalaman ng katulad na mga pangunahing tungkulin ng sekretarya, ngunit naiiba sa mga espesyal na tungkulin na kailangang ipahiwatig sa dokumento.

Sa klasikal na kahulugan, ang mga sumusunod na tungkulin ay maaaring maiugnay sa pangunahing pinag-isang tungkulin ng kalihim:

• tinitiyak ang mga gawaing pang-administratibo ng ulo;
• nagsasagawa ng mga sulat sa negosyo, kabilang ang mga tawag at email;
• tumatanggap at muling namamahagi ng mga sulat, naghahanda at nagpapadala ng mga tugon sa mga natanggap na liham;
• nangongolekta at nagpoproseso ng impormasyong kinakailangan para sa tagapamahala, nagbibigay ng gawain sa opisina;
• tumatanggap ng mga dokumento mula sa mga empleyado para sa karagdagang paglipat sa pamamahala para sa lagda at pagsusuri;
• naghahanda ng mga pagpupulong, pagpupulong at kumperensya, pinapanatili ang kanilang mga minuto;
• pagbili ng stationery at iba pang mga produkto na kinakailangan upang matiyak ang maayos na paggana ng opisina;
• malulutas ang mga gawain sa organisasyon para sa pagtanggap ng mga empleyado at bisita;
• gumaganap ng iba pang gawaing may kaugnayan sa posisyong hawak.

Bilang karagdagan, ang mga tungkulin ay maaaring maging:

• kontrol sa pagpapatupad ng mga order at order;
• pag-scan at pagkopya ng dokumentasyon;
• pagkansela o pagpapaliban ng mga deadline;
• pag-book ng mga tiket at mga silid ng hotel;
• paghahanda ng mga ulat sa mga gastos sa paglalakbay;
• paghahanda ng mga inumin at pagkain para sa mga bisita.

Ang sekretarya sa trabaho ay madalas at marami ang kailangang makipag-usap sa iba't ibang tao, kaya dapat matugunan ng isang mahusay na espesyalista ang mga sumusunod na kinakailangan:

• kalinisan;
• katumpakan;
• kabutihang loob;
• isang kultura ng pagsasalita;
• pakikisalamuha;
• kakulangan ng masamang gawi.

Dahil ang kalihim ay ang "mukha" ng kumpanya, ang kaaya-ayang hitsura ng empleyado ay isang mahalagang pamantayan. Mahalagang tandaan dito na pinag-uusapan natin ang isang pakiramdam ng estilo at pagkakaroon ng lasa, at hindi tungkol sa hitsura ng modelo. Ang mga kababaihan ay madalas na nagiging mga sekretarya dahil sila ay itinuturing na mas nababaluktot, lumalaban sa stress at nakakagawa ng komportableng kapaligiran sa opisina.

Ang pagiging tiyak ng gawaing sekretarya ay ang regular na pagtulong sa tagapamahala sa paggawa ng negosyo. Para sa kadahilanang ito, ang mga propesyonal na katangian ay napakahalaga:

• isang responsibilidad;
• pagiging maagap;
• pagkaasikaso;
• sipag;
• kakayahang matuto;
• organisasyon.

Upang makakuha ng trabaho bilang isang sekretarya, madalas na hindi mo kailangan ng mas mataas na edukasyon; ang mga natapos na dalubhasang kurso ay angkop. Ang kaalaman na nakuha sa larangan ng sikolohiya, bilis ng pagbabasa at stenography ay magiging kapaki-pakinabang. Ang pangunahing kaalaman sa propesyon ng kalihim ay maaaring makuha sa mga espesyal na kolehiyo. Ang nasabing pagsasanay ay magagamit sa mga nagtapos sa ika-9 o ika-11 na baitang ng paaralan, at tatagal ng 1-3 taon, depende sa kasalukuyang sekondaryang edukasyon.

Kung ang pagpipilian ay nahulog sa isang kagalang-galang na kumpanya, kung gayon mahalaga na makakuha ng isang dalubhasang edukasyon. Halimbawa, sa ilalim ng Ministry of Foreign Affairs ng Russian Federation mayroong isang training center na nagsasanay sa mga kalihim. Ang sentro ay nagtuturo sa mga mag-aaral ng computer literacy, ang mga pangunahing kaalaman sa trabaho sa opisina, etika at etika sa negosyo, at Ingles. Dahil ang mga domestic na unibersidad ay hindi nag-aalok ng pagsasanay sa secretarial work, ang mga kandidato na may mga diploma sa philology, komunikasyon, sikolohiya at iba pang katulad na mga lugar ay may kalamangan. Ang ilang mga kumpanya ay nagbibigay ng pagsasanay para sa mga kandidato na handa nilang i-recruit.

Maaari kang magtrabaho bilang isang sekretarya sa isang kagalang-galang na organisasyon, sa isang maliit na negosyo at sa isang ahensya ng gobyerno, halimbawa, sa isang paaralan o unibersidad. Ngayon halos lahat ng manager ay nangangailangan ng mga sekretarya o katulong. Ang posisyon ng kalihim ay nababalot ng iba't ibang mga alamat - ang ilan ay nagsasalita tungkol sa pagsisimula ng isang kawili-wiling karera sa propesyon na ito, habang ang iba ay nagtalo na halos walang promosyon.

Sa katunayan, ang pagsulong sa karera ay higit na nakasalalay sa mga personal na katangian. Ang pagkukusa at pagsusumikap ay makakatulong sa iyo na lumipat sa isang mas mataas na posisyon sa loob ng kumpanya, halimbawa, una bilang isang assistant manager, at pagkatapos ay maging isang manager. Ang karagdagang pag-unlad sa kumpanya ay nasa kamay ng espesyalista mismo.

Sa simula ng isang karera, mahirap umasa sa mataas na suweldo. Ang mga employer ay karaniwang nag-aalok ng mga manggagawa na walang karanasan ng suweldo na 15,000-20,000 rubles. depende sa rehiyon ng paninirahan. Sa malalaking lungsod, kadalasang mas mataas ang sahod. Ang average na suweldo ng isang may karanasan na empleyado ay 30,000-45,000 rubles. sa buong Russia. Ang mga espesyalista ng mas mataas na kwalipikasyon, halimbawa, mga personal na katulong sa mga tagapamahala at katulong, ay kumikita ng 60,000-80000 rubles.