Tagapamahala ng opisina: sino siya at ano ang ginagawa niya?

Sa modernong negosyo, walang kumpanyang may opisina ang makakagawa nang walang trabaho ng isang tagapamahala ng opisina. Kasama sa posisyong ito ang pangangasiwa at pamamahala sa daloy ng trabaho sa opisina ng isang organisasyon.

Mahalaga, ang isang tagapamahala ng opisina ay na nagbibigay-kaalaman at nangungunang link kung saan ang lahat ng oras ng trabaho ng kumpanya ay nagtatagpo at naresolba. Nakikipag-ugnayan siya sa pagitan ng pinuno at mga subordinates, nagpapaalam sa mga ordinaryong empleyado tungkol sa mga dokumento na nilagdaan ng pinuno, nakikipag-ugnayan sa mga kliyente ng kumpanya, sinusubaybayan ang mga sulat, sinusubaybayan ang pagganap ng kumpanya at binibigyan ang opisina ng isang opisina, nagsasagawa ng mga direktang tagubilin mula sa direktor at kanyang mga kinatawan. .

Ang manager ng opisina ay isang empleyado na nagbibigay sa buong opisina ng isang ganap na daloy ng trabaho. Ang paglalarawan ng propesyon ay makakatulong sa iyo na mas maunawaan ang kakanyahan ng trabaho.

Ayon sa classifier ng mga blue-collar na propesyon at posisyon ng mga empleyado, ang propesyon ng isang manager ng opisina at ang kanyang mga tungkulin ay malaki ang pagkakaiba sa propesyon ng isang sekretarya. Ang isang manager ng opisina ay, una sa lahat, isang organizer ng opisina ng kumpanya, isang manager at isang administrator sa isang tao. Ang propesyon ng sekretarya ay nagpapahiwatig ng kanyang pagpapasakop sa isang partikular na tao (direktor, kinatawan ng mga direktor, nangungunang mga tagapamahala) at nagsasagawa lamang ng kanyang mga gawain.

Kinokontrol ng manager ng opisina ang lahat ng kasalukuyang gawain ng opisina, pangunahin ang mga papeles. Walang tigil ang mga monitor gawain ng mga kagamitan sa opisina, nagbibigay ng mga empleyado ng kumpanya stationery, sa oras ay nagdadala sa atensyon ng mga order ng empleyado, mga order at mga anunsyo sa opisina, na inisyu ng pinuno, tumatanggap ng mga papasok na tawag sa telepono, kung kinakailangan, nagpapanatili ng isang kalendaryo ng mga pagpupulong at paglalakbay ng direktor. Sa kasong ito, ang bakante ay tinatawag na "office manager with secretarial functions".

Dahil ang gawain ng isang tagapangasiwa ng opisina ay may kasamang organisasyonal, nagbibigay-kaalaman at administratibong mga aksyon, ang kanyang mga responsibilidad sa trabaho ay kinabibilangan ng ilang mga functional na gawain. Ito ay tiyak kung saan ang trabaho at ang kakanyahan ng aktibidad ng manager ng opisina, na dapat:

• maghanda ng trabaho sa opisina para sa isang bagong araw ng trabaho: suriin ang pagpapatakbo ng mga telepono, computer at kagamitan sa opisina, ang pagkakaroon ng mga consumable (papel, refilled printer cartridge);
• pagkontrol, pagpapanatili ng kalinisan sa mga lugar ng opisina, pagsunod sa mga pamantayan sa sanitary (buong pag-iilaw, bentilasyon, mga kondisyon ng temperatura sa lugar), suriin ang pagpapatakbo ng mga split system;
• napapanahong bumili ng stationery at bigyan sila ng mga manggagawa sa opisina sa oras;
• mag-order ng inuming tubig, mga detergent, toilet paper, napkin;
• kontrolin ang kasalukuyang daloy ng dokumento: ihanda ang mga kinakailangang dokumento, pag-uulat, mga materyales sa pagtatrabaho na kinakailangan para sa ganap na gawain ng opisina, lutasin ang iba pang mga sandali ng pagtatrabaho at mga gawain;
• subaybayan ang gawain ng driver at courier araw-araw;
• ayon sa mga tagubilin ng ulo, ang tagapamahala ng opisina ay responsable para sa pamamahagi ng mga tungkulin sa mga empleyado, nagtatakda ng mga gawain para sa kanila, dinadala sa kanilang pansin ang kinakailangang impormasyon sa pagtatrabaho, tinutukoy ang antas ng kanilang responsibilidad, pinag-aaralan ang pagiging epektibo ng resulta;
• kalkulahin at tantyahin ang mga buwanang gastos sa pananalapi para sa pagpapanatili ng opisina, subaybayan ang pagpapatupad nito;
• magtago ng time sheet, ang bilang ng mga araw at oras na nagtrabaho ng bawat empleyado sa loob ng isang buwan ng kalendaryo, napapanahong ilipat ang timesheet sa departamento ng accounting para sa payroll;
• subaybayan ang pagsunod sa disiplina sa paggawa: sa katotohanan ng pagiging huli, maagang pag-alis sa trabaho, pagliban ng mga empleyado, abisuhan ang pamamahala ng kumpanya, panatilihin ang isang talaan ng mga paglabag at hindi pagsunod sa dress code;
• ayusin ang mga pagpupulong, magparehistro at tulungan ang mga bisita sa paglutas ng kanilang mga katanungan.

Ang mga pangunahing kakayahan ng isang tagapamahala ng opisina ay kinabibilangan ng paghahanda at pagsasagawa ng mga negosasyon, pagpupulong, pagpupulong:

• dapat niyang isagawa ang paghahanda ng lahat ng kinakailangang materyales, tiyakin ang pagdalo ng lahat ng interesado sa mga kaganapan, panatilihin ang mga minuto ng pulong;
• magpatuloy sa pakikipagsulatan sa mga kliyente at kasosyo ng kompanya, magpadala ng mga materyales;
• magtrabaho kasama ang mga papasok at papalabas na sulat sa opisina, irehistro ito, makisali sa pagpapadala;
• magbigay ng tulong at tulong sa mga empleyado sa paglutas ng salungatan at mga sitwasyong pinagtatalunan;
• i-coordinate ang mga gawain sa opisina sa pagtatapos ng araw ng trabaho, suriin ang mga kagamitan sa opisina, pag-iilaw, split system, air conditioner para sa kanilang pagkakadiskonekta mula sa power supply;
• sa ilang mga kaso, ang manager ng opisina ay may pananagutan sa paghahanap at pagkuha ng mga bagong empleyado (naglalagay ng impormasyon tungkol sa mga kinakailangang bakante sa mga espesyal na site, tumingin sa resume, paunang pumipili ng mga aplikante, nagsasagawa ng isang pakikipanayam);
• nagpapaalam sa mga potensyal na kliyente sa pamamagitan ng pagsulat o sa pamamagitan ng telepono sa halaga ng mga kalakal at serbisyo ayon sa listahan ng presyo;
• nagpapayo sa lokasyon ng mga departamento ng kumpanya, kanilang mga tungkulin;
• nagpapanatili ng isang customer base mga negosyo;
• gumaganap ng mga tungkulin sa pagpapanatili ng site, paglalagay ng mga patalastas tungkol sa mga kalakal at serbisyo, pag-order ng mga souvenir, paglilimbag, pamamahagi ng mga materyales ng impormasyon.

Upang maging isang tagapamahala ng opisina, ang isang kandidato ay dapat magkaroon ng mga pangunahing kasanayan na kinakailangan upang gawin ang trabaho, pati na rin ang ilang mga personal at propesyonal na katangian.

Ang mga personal na katangian ng isang tao ay ang mga biyolohikal at panlipunang sangkap na bumubuo sa kanyang pagkatao. Mga sangkap na biyolohikal ang isang tao ay tumatanggap mula sa kalikasan, ang kanyang mga magulang at mga ninuno sa anyo ng isang tiyak na hanay ng mga gene. Bahagi ng lipunan - ito ang kapaligirang panlipunan kung saan lumaki at lumaki ang isang tao.

Ang parehong mga sangkap na ito ay humuhubog sa karakter at personalidad, na nagbibigay sa indibidwal ng ilang mga katangian, kapwa mabuti at negatibo. Sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng lahat ng mga katangian ng personalidad ng isang tao, maaari kang makakuha ng isang layunin, maaasahang sikolohikal na larawan.

Ang mga positibong katangian ng personalidad ay kinabibilangan ng mga katangiang karakter gaya ng:

• katapatan;
• tiyaga sa pagkamit ng itinakdang layunin;
• pagkaasikaso;
• disiplina sa sarili;
• responsibilidad at organisasyon;
• pagsusumikap, tiyaga;
• panloob na maharlika;
• objectivity;
• pakikisalamuha, pagiging magalang, palakaibigang saloobin sa mga tao;
• kalmado, dedikasyon, pagkaasikaso, pagiging maagap;
• walang salungatan, kakayahang lutasin ang mga kontrobersyal na sitwasyon sa pagitan ng mga empleyado, optimismo at pagiging positibo sa lahat;
• kabilisan, mabilis na talino, pagkamatulungin;
• aktibidad, ambisyon.

Sa likod ng bawat katangian ng personalidad na ito ay ang sikolohikal at emosyonal na pagpapalaki ng isang tao, ang kanyang pagmamana, ang panlipunang kapaligiran kung saan siya lumaki.

Ang mga negatibong katangian ng personalidad ay kinabibilangan ng:

• kakulangan ng pagpupulong, kawalan ng pansin;
• depressive na pananaw sa buhay, kawalan ng optimismo;
• kawalan ng kakayahang mangolekta ng mga saloobin sa oras at patuloy na lutasin ang mga nakatalagang gawain;
• agresibong karakter;
• isang hilig sa tsismis at intriga.

Ang mga katangian ng negosyo ng isang tao ay ang kanyang kakayahang magsagawa ng ilang mga gawain at tungkulin sa paggawa.

Sa pamamagitan ng mga katangian ng negosyo, mahuhusgahan ng isang tao kung gaano kahusay ang pag-aayos ng aplikante sa kanyang proseso ng trabaho, kung gaano kahusay ang kanyang gagawin sa kanyang mga tungkulin sa trabaho. Upang matagumpay na pamahalaan ang isang opisina, ang isang aplikante ay dapat magkaroon, bilang karagdagan sa kaalaman at kasanayan, ilang mga katangian ng negosyo, na kinabibilangan ng:

• edukasyon, antas ng kasanayan;
• karanasan sa trabaho;
• mabilis na pag-aaral, pagbagay sa mga bagong kondisyon;
• pagiging tumpak sa sarili at sa iba;
• ang kakayahang magtrabaho sa isang multitasking na kapaligiran, sabay-sabay na malutas ang ilang mga isyu nang sabay-sabay;
• analytical na pag-iisip, ang kakayahang mag-isip nang may kakayahang umangkop at sa labas ng kahon, gumawa ng mga tamang konklusyon, gawing pangkalahatan;
• katalinuhan sa negosyo;
• kasanayan sa pamumuno;
• pagpayag na magtrabaho ng obertaym;
• mga kasanayan sa oratorical, diplomasya at mga kasanayan sa panghihikayat;
• mga kasanayan sa komunikasyon sa negosyo.

Ang mga propesyonal na katangian ng isang tao ay isang kumbinasyon ng mga katangian ng personal at negosyo, kasama ang lahat ng mga kasanayan na nakuha niya sa kurso ng kanyang karera. Sa kanyang propesyonal na aktibidad, ang isang tagapamahala ng opisina ay dapat:

• may tiyak na kaalaman, kakayahan at kakayahan sa larangan pamamahala ng opisina;
• propesyonal ilapat ang iyong kaalaman at kasanayan sa pagsasanay;
• magagawang magtrabaho kasama ang mga dokumento, alamin ang mga prinsipyo ng pag-aayos ng sirkulasyon ng dokumento, ang mga patakaran para sa paglikha ng isang archive;
• maging isang tiwala na gumagamit ng computer at iba pang kagamitan sa opisina;
• lubusang alam ang proseso ng daloy ng trabaho, magtrabaho kasama ang papasok at papalabas na mail, alamin ang mga patakaran para sa pagpaparehistro nito, agad na dalhin ang mga resolusyon ng pinuno sa mga istrukturang dibisyon, subaybayan ang mga deadline para sa pagpapatupad ng mga dokumento na nilagdaan ng mga empleyado ng kumpanya, magpadala ng mga papalabas na sulat sa pamamagitan ng koreo o courier;
• may mga kasanayan sa pamamahala sa pangangasiwa;
• makapag-type ng mabilis, alamin ang mga prinsipyo at panuntunan para sa pagguhit ng ilang mga dokumento (mga order, mga order, mga tagubilin, mga utos);
• agad na itapon ang kapaki-pakinabang na kaalaman (mga contact ng mga serbisyong pang-emergency, electrician, pagtutubero, serbisyo sa paghahatid ng tanghalian);
• alam ang mga wikang banyaga (hindi palaging), kahit na sa ilang mga kumpanya ang kaalaman sa isang tiyak na wikang banyaga ay ang pangunahing kondisyon para sa kandidato, at sa kasong ito ang tagapangasiwa ng opisina ay dapat magsalita, magbasa at magsulat nang matatas sa isang wikang banyaga;
• marunong magsalita at sumulat, ipahayag ang iyong mga saloobin sa mahusay na wikang pampanitikan;
• sariling kasanayan sa etiketa sa negosyo.

Wala ni isang mas mataas na institusyong pang-edukasyon ang nagtuturo ng propesyon ng isang tagapamahala ng opisina. Maaari kang kumuha ng pagsasanay at makatanggap ng diploma o isang sertipiko ng bokasyonal na pagsasanay sa badyet o pribadong mga sentro ng pagsasanay, mga kolehiyo.

Sa malalaking kumpanya, bilang panuntunan, nais nilang makakita ng isang espesyalista sa posisyong ito na may mas mataas na edukasyon, ang mga maliliit na negosyo ay maaaring umarkila ng isang empleyado na may sekondarya o espesyal na sekondaryang edukasyon para sa posisyong ito.

Ang pangunahing bagay na binibigyang pansin ng sinumang tagapag-empleyo ay karanasan sa trabaho sa posisyon na ito, antas ng mga kasanayan sa computer, kaalaman sa kagamitan sa opisina at ang kakayahang magtrabaho dito, kaalaman sa mga pangunahing kaalaman sa gawaing opisina at pag-archive, Kaalaman sa mga wikang banyaga.

Upang tama na magsulat ng isang resume at makuha ang coveted na posisyon, kailangan mo nang detalyado, ngunit tapat na sabihin ang lahat ng impormasyon tungkol sa iyong sarili: personal, propesyonal, mga katangian ng negosyo, karanasan sa trabaho sa isang katulad na posisyon, antas ng edukasyon.

Ang antas ng inaasahang sahod ay maglilinaw sa employer kung ano ang maaari niyang ialok at kung ano ang inaaplayan ng kandidato.

Huwag magbigay ng maling impormasyon tungkol sa karanasan sa trabaho, edukasyon - lahat ng ito ay madaling masuri, sa kasong ito ang bakante para sa aplikante ay magiging hindi magagamit, siya ay tatanggihan lamang.

Ang pagkakaroon ng larawan ay isang positibong sandali para sa isang kandidato, dapat malaman ng employer kung kaninong resume ang ikinokonsidera. Ang tagapamahala ng opisina ay ang mukha ng kumpanya, at ang employer ay walang pakialam kung sino ang kakatawan dito.

Siguraduhing ipahiwatig ang antas ng iyong edukasyon, kadalasan ang employer para sa posisyong ito tumatagal isang espesyalista na may mas mataas na pang-ekonomiya, legal, sikolohikal o philological na edukasyon.

Ang ganitong impormasyon ay magiging kapaki-pakinabang sa employer.

Kapag nagsusulat ng resume, manatili sa istraktura nito:

• Personal na impormasyon - pangalan, edad, mga contact;
• personal - ang seksyon ay itinuturing na opsyonal, ngunit mas mahusay na punan ito;
• pangunahing kasanayan at kakayahan - ipahiwatig kung anong mga programa sa opisina ang pagmamay-ari mo, ilista ang lahat ng mga refresher na kurso, seminar, pagsasanay, iba pang karagdagang pagsasanay na iyong natapos;
• karanasan sa trabaho - ilista ang lahat ng iyong mga kasanayan, internship, natapos na mga proyekto, mga programa ng boluntaryo, sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod, ipahiwatig ang mga negosyo kung saan ka nagtrabaho dati, edukasyon at mga pagsasanay (ipakita ang lahat ng mga programang pang-edukasyon at direksyon kung saan ka nagtapos);
• mga rekomendasyon - sa seksyong ito, ipahiwatig ang mga pangalan at contact ng mga tao na maaaring magrekomenda sa iyo sa isang bagong employer, at magbigay ng positibong feedback tungkol sa iyo.

Kung ang isang naghahanap ng trabaho na walang karanasan sa trabaho ay nag-aaplay para sa posisyon ng tagapangasiwa ng opisina, mas mabuting huwag isama ang seksyong ito sa resume. Hindi na kailangang ipakita sa employer ang kakulangan ng kaalaman at kasanayan. Sa kasong ito, mas mainam na ilarawan ang iyong mga personal at negosyo na katangian, kung anong uri ng edukasyon ang mayroon ka ng basic at karagdagang (mga seminar, pagsasanay).

Bilang karanasan sa trabaho, maaari mong ipahiwatig ang pang-industriya na kasanayan, pre-diploma internship, mga kasanayan sa pag-aayos ng mga partikular na kaganapan, paglahok sa mga olympiad, kumperensya, kumpetisyon, at lahat ng uri ng pagsusulit. Kung mayroon kang anumang mga tagumpay at tagumpay na direktang nauugnay sa trabaho sa hinaharap, siguraduhing isaad ang impormasyong ito sa iyong resume.